KOMPONEN KOMUNIKASI BISNIS DAN ARUS INFORMASI
KOMUNIKASI BISNIS
Komponen
dasar Komunikasi[1]
1.
Pengirim
pesan
Pengirim pesan adalah individu atau orang
yang mengirim pesan. Pesan atau informasi yang akan dikirim berasal dari otak
si pengirim pesan. Oleh sebab itu sebelum pengirim mengirim pesan, si pengirim
harus menciptakan dulu pesan yang akan dikirimkannya. Menciptakan pesan adalah
menentukan arti apa yang akan dikirimkan kemudian menyandi/encode arti tersebut ke dalam satu pesan. Sesudah itu baru dikirim
melalui saluran.
2.
Pesan
Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan
kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa verbal maupun nonverbal pesan secara
verbal dapat tertulis seperti surat, buku, majalah, memo, sedangkan pesan yang
secara lisan dapat berupa, percakapan tatap muka, percakapan melalui telepon,
radio dan sebagainya. Pesan yang nonverbal dapat berupa isyarat, gerakan badan,
ekpresi muka, dan nada suaru.
3.
Saluran
adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dengan si penerima. Channel yang biasa dalam komunikasi
adalah gelombang cahaya dan suaru yang dapat kita lihat dan dengar. Akan tetapi
alat dengan apa cahaya atau suaru itu berpindah mungkin berbeda-beda. Misalnya
bila dua orang berbicara tatap muka gelombang suara dan cahaya di udara
berfungsi sebagai saluran. Tetapi bila pembicaraan itu melalui surat yang
dikirimkan, maka gelombang cahaya sebagai saluran yang memungkinkan kita dapat
melihat huruf pada surat tersebut. Kertas dan tulisan itu sendiri adalah
sebagai alat untuk menyampaikan pesan. Kita dapat menggunakan bermacam-macam
alat untuk menyampaikan pesan seperti buku, radio, film, televise, surat kabar
tetapi saluran pokoknya adalah gelombang suaru daan cahaya. Disamping itu kita
juga dapat menerima pesaan melalui indera penciuman, alat pengecap dan peraba.
4.
Penerima
pesan
Penerima pesan adalah yang menganalisis dan
menginterpresentasikan isi pesan yang diterima. Tugas dari si penerima sudah
dijelaskan sebelumnya pada bagian B.
5.
Balikan
Balikan adalah respon terhadap pesan yang
diterima yang dikirimkan kepada si pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi
ini kepada si pengirim, pengirim akan dapat mengetahui apakah pean yang
dikirimkan tersebut diinterpresentasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh
si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim
diinterpresentasikan sama oleh si penerima berati komunikasi tersebut efektif.
KOMPONEN
KOMUNIKASI BISNIS[2]
:
1.
Sumber
(komunikator bisnis)
2.
Penyandian
(pengurai sandi)
3.
Umpan
balik/Umpan depan
4.
Saluran
(channel)
5.
Konteks
(context)
6.
Gangguan
(noise)
Sumber
(source) adalah pemrakarsa suatu pesan. Karena
komunikasi bisnis melibatkan orang-orang yang berkomunikasi dengan orang lain
dalam lingkungan organisasi, maka setiap orang menjadi sumber dari pesan-pesan
tersebut. Proses komunikasi ini menjadi lebih rumit karena pada kenyataannya
setiap sumber manusia adalah transceiver.
Transceiver adalah sumber pengirim dan penerima pesan-pesan pada saat yang
sama. Setiap sumber melakukan fungsi pengurai sandi (penerima) dan fungsi
penyandi pada saat yang sama yaitu, setiap orang merumuskan dan mengirim
pesan-pesan sambil merasakan dan memahami pesan-pesan tersebut.
Penyandian
(Pengurai Sandi) pada komunikasi, tindakan pemberian arti simbol-simbol pada pemikiran misalnya,
memutuskan kata-kata mana yang harus dikatakan atau ditulis disebut penyandian (encoding). Prosesnya adalah
tindakan pemilihan simbol-simbol untuk pemikiran. Karena manusia cakap
menggunakan semua pancainderanya, penyandi memilki bermacam-macam sandi untuk
memilih dan menggabungkan ke dalam pengirim pesan. Menciptakan gelombang suara
yang penuh arti adalah sandi yang tepat, yang pantas untuk penyandi dengan
melalui suatu sumber menerjemahkan gelombang suara ke dalam pemikiran merupakan
pengurai sandi. Fungsi sumber dan
penerima adalah bersamaan, begitu pula dengan fungsi penyandian dan pengurai
sandi.
Umpan
balik/umpan depan sering
serungkali melibatkan kombinasi pesan-pesan verbal dan nonverbal. Umpan balik tersusun berdasarkan
informasi pesan-pesan yang dikirimkan sebelumnya, sedangkan umpan depan merupakan informasi mengenai
pesan-pesan yang akan dikirimkan pada masa datang. Pesan-pesan umpan depan
disusun untuk memberitahukan sesuatu kepada para pendengar mengenai isi pesan
yang akan datang. Umpan depan meliputi pernyataan verbal, seperti “Tunggu, sampai anda mendengar hal ini”
dan/atau indikator-indikator nonverbal, misalnya perubahan suasana hati.
Kadang-kadang, tanpa kening berkerut merupakan perubahan dalam nada komunikasi.
Komunikasi bisnis yang berhasil banyak bergantung kepada keefektifan dalam
merasakan umpan balik disbanding dengan penggunaan dan pemahaman umpan depan
yang meluas. Dengan kata lain, umpan balik adalah suatu hal yang esensial dan
umpan depan adalah sesuatu yang fakultatif.
Saluran
(channel) komunikasi adalah media tempat pesan-pesan
disampaikan. Biasanya, digunakan lebih dari satu media. Ketika orang-orang
berkomunikasi dalam lingkungan bisnis, mereka biasanya menggabungkan tampilan
vocal (saluran pendengar) dan pandangan (saluran penglihatan). Sentuhan
(saluran peraba), penciuman (saluran penciuman, dan perasa (saluran saraf) juga
digunakan dalam saluran pesan dalam komunikasi.
Konteks. Seluruh komunikasi terjadi dalam suatu
konteks (context) dari beberapa
jenis. Konteks fisik meliputi ruangan,
objek nyata, pemadangan, dan sebagianya. Konsepsi konteks menurut
sosio-psikologis meliputi factor-faktor, seperti status orang-prang yang
terlibat dalam hubungan komunikasi, peran mereka, dan tingkat kesungguhannya.
Dimensi pemilihan waktu atau suatu konteks meliputi hari dan rentetan peristiwa
yang dirasakan yang terjadi sebelum peristiwa komunikasi.
Gangguan
(noise) merupakan sifat
yang melekat pada komuniksi. Gangguan mengubah dan mencanpuri penerimaan pesan.
Penerimaan pesan ini mungkin behubungan dengan fisik psikologis, atau semantic.
Gangguan fisik terdiri atas
penglihatan dan suara eksternal, seperti cetakan buram, warna-warna yang
membingungkan, suara mesin, dan sebagainya. Gangguan
psikologis terjadi karena adanya prasangka dan penyimpangan dalam pikiran
pengirim dan/atau penerima. Hal ini meliputi berbagai variable antarpersona,
misalnya nilai-nilai, sikap, dan opini yang bertentangan. Gangguan semantik melibatkan kesalahpahaman arti yang di maksud
karena seringkali kosa kata yang dipakai tidak memadai dan tidak lazim atau
penggunaan bahasa teknik atau bahasa golongan tertentu.
ARUS
INFORMASI KOMUNIKASI BISNIS
Meskipun semua organisasi harus melakukan
komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui
bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang
lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagaimana arus informasi komunikasi
terjadi dalam suatu organisasi ? Secara umum, arus informasi komunikasi dapat
dibedakan menjadi saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi non formal.[3]
1. Saluran
Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional,
maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing
sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan
proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer
ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari
atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan
komunikasi diagonal. Selanjutnya akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi
formal (Montana, 1993; Greene, 1985).
a. Komunikasi
dari atas ke bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari
manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah.
Aliran komunikasi ini umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangan
dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke
bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan,
mengordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang
ada di bawah. Sebagai contoh, penyampaian pesan yang berasal dari manajer umu
ke manajer produksi, kemudian ke bagian pabrik, selanjutnya baru sampai ke
karyawan menggunakan saluran komunikasi yang cukup panjang dan berpotensi
menimbulkan kesalahpahaman beromunikasi. Untuk memberikan gambaran yang lebih
rinci tentang komunikasi dari atas ke bawah dalam suatu organisasi, lihatlah Gambar
1.1.
Gambar 1.1
Komunikasi dari atas ke bawah
b. Komunikasi
dari Bawah ke Atas
Dalam struktur
organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang
disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan yang
ingin disampaikan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya
disampaikan ke jalur yang lebih tinggi, yaitu ke bagian pabrik, manajer produksi,
dan akhirnya ke manajer umum.
Kalau seorang
bawahan memberikan informasi yang negative seperti munculnya kegagalan bidang
pemasaran, kebocoran anggaran, menumpuknya hutang, dan lain-lain dalam suatu
organisasi, berarti kinerja atau prestasi kerja yang ada di bagian atau bidang
tersebut jelas tidak baik. Seorang bawahan umumnya tidak ingin prestasi
kerjanya dinilai tidak berhasil atau gagal total, sehingga mereka memilih tidak
melaporkan kegagalan tersebut sama sekali. Gambar 1.2 melukiskan alur
komunikasi dari bawah ke atas.
Gambar 1.2 Komunikasi dari bawah ke atas
c. Komunikasi
Horizontal
Komunikasi Horizontal atau sering disebut juga dengan istilah
komunikasi lateral adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian
yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi
horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan
informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
Pada
gambar 1.3 terlihat bagaimana terjadi komunikasi horizontal, yaitu komunikasi
antara manajer pemasaran dengan manajer produksi, atau manajer produksi dengan
manajer keuangan yang ditunjukan dengan garis penghubung terputus-putus.
Komunikasi secara horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian
atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan
yang cukup besar. Akan tetapi, jika masing-masing bagina dapat bekerja secara
sendiri-sendiri tanpa harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi
horizontal tidak sering atau minim dipakai.
Gambar 1.3
Komunikasi Horizontal
d. Komunikasi
Diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak
lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal
melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda-beda.
Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian
pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi
dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.
Deskripsi yang lebih rinci tentang bagaimana komunikasi diagonal dalam suatu
organisasi dapat di lihat pada Gambar 1.4
Gambar
1.4 Komunikasi diagonal
e. Keterbatasan
Komunikasi Formal
Dilihat dari sudut
pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering mebuat frustasi
atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk
masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang
besar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu
melalui lapisan manajer yang ada di bawahannya. Artinya banyak jalur yang harus
dilalui dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Kemudian, bagaimana
jika dipandang dari sudut pandang perusahan? Dari sudut pandang perusahaan,
masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya
distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena
setiap keterkaitan dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan
kesalahpahaman.
Gambar 1.5 Struktur organisasi mendatar
2. Saluran
Komunikasi Informal
Bagan organisasi
formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada ditransformasikan
dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada.
Namun, dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar pada
struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi
untuk saling bertukar informasi antara orang yang satu dengan orang yang lain.
Oleh karena itu, keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi
tidak dapat dielakkan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer
untuk memonitor para karyawan dalam melakukan tugasnya.
Dalam jaringan
komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa
memedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas (lihat gambar 1.6). Meskipun hal-hal yang mereka
perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru
didengar, kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan
situasi kerja yang ada dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang lebih
percaya desas-desus atau rumor didapat dari komunikasi informal sebagai sumber
informasi dalam suatu organisasi.
Gambar 1.6 Saluran
komunikasi informal
Referensi
:
Muhammad, Arni. 2007. Komunikasi organisasi. Jakarta : Bumi
Aksara.
Curtis, B. James J. Floye.
Winsor, Jerry L. 1996. Komunikasi Bisnis
dan Profesional. Pengantar: Yuyun Wirasasmita. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis (edisi ketiga). Jakarta : Erlangga
No comments:
Post a Comment